수납 누락은 한 달에 한 번 생기지 않는다 — 매일 5분 마감 루틴

월말에 수납표를 펼치면 늘 몇 줄이 비어 있습니다. 보호자는 “지난주에 이체했다”고 하고, 데스크는 “입금 내역에 없다”고 합니다. 둘 다 거짓말을 하지 않았는데 기록이 어긋난 겁니다.

누락은 월말에 생기지 않습니다. 매일 조금씩 생기고, 월말에 한꺼번에 드러날 뿐입니다.

청구와 납부는 다른 기록이다

가장 흔한 실수는 “냈다/안 냈다” 한 칸으로 관리하는 것입니다. 그러면 이런 경우가 표에 드러나지 않습니다.

• 형제 할인으로 금액이 달라진 달
• 반을 옮겨 중간에 금액이 바뀐 경우
• 일부만 먼저 낸 경우
• 환불한 뒤 다시 등록한 경우

청구(이번 달 받을 돈)와 납부(실제로 들어온 돈)를 따로 적으면, 둘의 차이가 곧 미수납입니다. 환불은 납부를 지우는 게 아니라 환불로 한 줄 더 남깁니다. 지운 기록은 나중에 아무도 설명하지 못합니다.

매일 마감 5분

1. 오늘 들어온 입금을 확인하고 납부로 기록한다.
2. 이번 달 미수납 명단을 한 번 훑는다.
3. 사흘 넘게 비어 있는 학생만 메모해 두고, 다음 날 상담 때 부드럽게 여쭌다.

월말에 서른 명을 확인하는 것보다, 매일 한두 명을 확인하는 쪽이 보호자에게도 덜 불편합니다. “혹시 확인해 주실 수 있을까요?”라는 말은 3일째에 하면 안내지만, 30일째에 하면 독촉이 됩니다.

기록은 누가 해도 같아야 한다

원장님, 실장님, 데스크 선생님이 각자 다른 표에 적으면 누락은 반드시 생깁니다. 한곳에 기록하고, 누가 언제 기록했는지 남아야 합니다. 나중에 “그 입금, 누가 확인했지?”라는 질문에 답할 수 있어야 하니까요.

메티에서는

메티의 원생·수납은 학생마다 청구, 납부, 환불을 따로 남기고, 원생 명단에서 이번 달 수납 상태를 바로 보여 줍니다. 수납 기록 권한은 필요한 선생님에게만 줄 수 있습니다.

메티는 결제 대행이 아니라 기록 도구입니다. 카드 단말기나 계좌 입금과 자동으로 연결되지 않으니, 들어온 돈을 확인해서 기록하는 일은 사람이 합니다. 대신 그 기록이 흩어지지 않게 해 줍니다.