학원 관리 프로그램을 고르기 전에 확인할 7가지

학원 프로그램을 바꾸는 일은 생각보다 비쌉니다. 돈보다 시간이 들고, 옮기는 동안 기록이 한 번 끊깁니다. 그래서 고르기 전에 확인하면 좋을 것들을 정리했습니다. 기능 목록을 비교하는 대신, 3년 뒤에도 후회하지 않을 기준만 남겼습니다.

1. 자료를 언제든 내보낼 수 있는가

가장 먼저 봅니다. 원생 명단, 출결, 수납 기록을 표 형식으로 내려받을 수 있는지 확인하세요. 내보내기가 막혀 있으면 프로그램을 바꾸는 순간 지난 기록을 잃거나, 손으로 옮기느라 몇 주를 씁니다. 학원의 자료는 학원의 것입니다.

2. 선생님마다 보이는 범위를 나눌 수 있는가

원장과 실장, 담당 선생님, 차량 선생님이 볼 것은 다릅니다. 보호자 연락처와 수납 내역이 모든 계정에 열려 있는 프로그램은 편하지만, 선생님이 바뀔 때마다 걱정이 생깁니다. 역할별로 메뉴와 학생 범위를 나눌 수 있는지 보세요.

3. 요금이 무엇을 기준으로 오르는가

계정 수로 받는지, 원생 수로 받는지, 기능별로 받는지 확인하세요. 계정 수 기준이면 선생님이 늘 때마다 비용이 붙어서, 결국 한 계정을 여럿이 나눠 쓰게 됩니다. 그러면 2번에서 확인한 권한 구분이 의미를 잃습니다.

4. 기록이 한 사람에게 모이는가

출결은 출결대로, 수납은 수납대로, 상담은 수첩에 남는 구조라면 프로그램을 써도 상담 전에 세 곳을 열어야 합니다. 학생 한 명을 열었을 때 그 학생의 출결·수납·상담·학습기록이 이어서 보이는지 확인하세요.

5. 차량과 교재까지 담는가

학원의 하루에서 사고가 나는 곳은 대부분 차량과 교재입니다. 누가 오늘 차를 타지 않는지, 누구 교재가 아직 오지 않았는지는 매일 바뀌는 정보라 단톡방과 엑셀로 관리하면 반드시 샙니다. 지금 당장 쓰지 않더라도 나중에 붙일 수 있는지 보면 좋습니다.

6. 학부모에게 무엇이 공개되는가

학부모에게 무엇을 보여 줄지는 기능이 아니라 정책의 문제입니다. 차량 위치처럼 민감한 정보는 공개 범위를 학원이 정할 수 있어야 하고, 보여 주기로 했다면 동의를 어떻게 받는지도 확인해야 합니다.

7. 옮기는 데 드는 시간

마지막은 현실적인 질문입니다. 명단을 한 번에 가져올 수 있는지, 처음 한 달 동안 기존 방식과 함께 써 볼 수 있는지 확인하세요. 학기 중간보다 방학이나 학기 시작 직전이 옮기기 좋습니다.

정리

기능이 많은 프로그램보다, 기록이 새지 않고 필요할 때 꺼낼 수 있는 프로그램이 오래 갑니다. 위 7가지 중 1번과 2번, 4번은 나중에 바꾸기 어려우니 처음에 꼭 확인해 보세요.

메티는 이 기준으로 만들었습니다. 원생 100명까지는 무료로 쓰면서 직접 확인해 볼 수 있습니다.