교재는 주문에서 새지 않고 배부에서 샙니다

교재는 네 번 움직입니다. 주문하고, 들어오고, 학생에게 나가고, 교재비를 받습니다. 그런데 기록은 보통 한 번만 남습니다. 주문서 엑셀에만 남거나, 카톡으로 “○○ 교재 주문 부탁드려요” 한 줄로 끝납니다. 그래서 문제는 늘 마지막 두 단계에서 드러납니다.

사고는 배부에서 납니다

주문은 보통 빠지지 않습니다. 돈이 나가는 일이라 누군가 챙깁니다. 입고도 박스가 눈앞에 있으니 압니다. 문제는 그다음입니다. 박스는 왔는데 누구에게 나갔는지 아무도 적지 않으면, 2주 뒤 수업 시간에 “저는 못 받았는데요”가 나옵니다. 그때는 이미 확인할 방법이 없습니다.

교재비도 같습니다. 배부는 했는데 수납을 따로 적지 않으면 월말 정산에서 몇 명이 빠집니다. 누락은 월말에 생기는 게 아니라 매일 조금씩 생기고, 월말에 한꺼번에 드러날 뿐입니다.

네 단계를 각각 표시해 둡니다

해법은 단순합니다. 한 학생의 한 교재에 대해 네 칸을 만들고, 단계마다 체크를 남깁니다.

1. 주문: 어떤 교재를 몇 권, 언제 주문했는가
2. 입고: 실제로 몇 권이 들어왔는가
3. 배부: 누구에게 언제 나갔는가
4. 수납: 교재비를 받았는가

이렇게 두면 “제 교재는 언제 와요?“라는 질문에 3초 안에 답할 수 있습니다. 주문까지만 체크돼 있으면 아직 오는 중이고, 입고까지 돼 있는데 배부가 비어 있으면 학원 어딘가에 있는 겁니다.

매일 확인할 것은 두 줄

교재 관리를 매일 오래 볼 필요는 없습니다. 마감할 때 두 가지만 봅니다.

• 입고됐는데 아직 배부되지 않은 교재
• 배부됐는데 아직 수납되지 않은 교재

이 두 줄이 비어 있으면 그날 교재는 끝난 겁니다. 쌓이기 시작하면 며칠 안에 손을 쓸 수 있습니다. 월말에 몰아서 맞추는 것보다 훨씬 빠릅니다.

진도와 함께 봅니다

교재는 재고이기도 하지만 진도이기도 합니다. 반마다 지금 어느 교재의 어디를 나가는지 함께 적어 두면, 다음 교재를 언제 주문해야 하는지 미리 보입니다. 교재가 떨어진 걸 수업 당일 아침에 알게 되는 일이 줄어듭니다.

메티에서는

메티는 교재를 주문·입고·배부·수납 네 단계로 나누어 학생별로 체크합니다. 반별 진도와 재고를 같은 화면에서 보고, 아직 배부되지 않았거나 수납되지 않은 교재만 따로 모아 볼 수 있습니다. 교재는 기본 요금에 포함되어 있어 원생 100명까지는 무료로 쓸 수 있습니다.